La destruction d’archives est nécessaire car elle est régie par la législation administrative. L’archivage de documents est une obligation pour les sociétés comme pour les particuliers et induit la mise à disposition d’espaces de stockage dédiés. Lorsque la durée légale de conservation des documents est atteinte, il est nécessaire de s’en débarrasser afin de faire de la place et de recycler le papier en toute sécurité. En effet, la destruction de documents sensibles est inévitable pour la protection des données. La destruction sécurisée est préférable et peut se faire par l’intermédiaire de sociétés de destruction de documents afin d’atteindre un niveau de sécurité satisfaisant et de permettre la fabrication de papier recyclé évitant la destruction massive des forêts.
Destruction archives : une procédure à respecter :
La procédure de destruction d’archives est soumise à la règlementation en vigueur, les entreprises ne peuvent tout simplement pas détruire leurs documents par eux-mêmes avec un destructeur de papier. L’opération de destruction doit être sécurisée pour les papiers administratifs, pour les archives communales comme les documents de notaire, les documents médicaux, les documents confidentiels du cabinet du secret de la défense, les papiers à caractère confidentiel nécessitent une destruction totale. En effet le broyeur de papier ou la déchiqueteuse suffiront pour les déchets ménagers ou les papiers de bureau à la maison mais la procédure de gestion de documents pour les archives administratives publiques ou pour les sociétés privées vise à éviter l’usurpation d’identité et la divulgation d’informations classées secret de la défense. Le règlement général sur la protection des données, le RGPD, impose des contraintes législatives à toutes les entreprises, leur commandant de détruire toutes leurs archives confidentielles afin qu’elles ne soient pas diffusées ou reproduites illégalement. Il est alors fortement conseillé de faire appel à une entreprise de destruction de documents qui respectera la procédure dans son ensemble et vous évitera les ennuis avec les tribunaux. La politique d’archivage devient alors un enjeu de taille et mise en place de façon cohérente vous permettra de faire des économies, de protéger vos données ainsi que de participer à la démarche globale de tri-sélectif des déchets.
La destruction de documents en toute confidentialité :
Faire appel à un professionnel qui propose un service de destructeur de documents, vous permettra de respecter la procédure obligatoire et d’être sûr que le recyclage du papier ou l’incinération des archives papier ait bien eu lieu et sera prouvé par la remise d’un certificat de destruction. L’entreprise alors contactée pourra intervenir dans la journée par transport sécurisé et le service de destruction procèdera à l’enlèvement de vos archives à vocation d’être détruites comme les archives départementales, les données confidentielles, les informations personnelles, les données obsolètes, les archives publiques ou encore les dossiers confidentiels. Après être passées par les destructeurs et les broyeurs, vos données sécurisées sous taille de confettis participeront au recyclage des papiers. Le déchiquetage est une étape indispensable pour les archivistes qui ont alors la preuve de la destruction physique des données sensibles, favorisant la discrétion et la sécurisation des documents d’entreprise à vocation scientifique et technique. Il ne restera alors que la numérisation de document pour garder en mémoire certaines données essentielles, le matériel informatique remplaçant alors la conservation des archives papier et évitant ainsi le recyclage des déchets. La valorisation et la traçabilité des informations par dématérialisation évitera collecte et recyclage. Cependant la remise du certificat de destruction des informations sensibles après la durée de conservation obligatoire sera la preuve de votre respect de la législation.
La gestion des archives est une affaire de valorisation des déchets et de traitement confidentiel des données. La destruction du matériel évite qu’il tombe entre de mauvaises mains et permet la protection des informations lors des déménagements, des données des fonds d’archives, des archives nationales, des archives médicales, des données confidentielles de prestataires divers, des archives définitives, des bandes magnétiques des archives de France à caractère hautement confidentiel. L’entreprise spécialisée procèdera au transfert des archives en toute sécurité pour la protection de vos informations, évitant les excédents dans les poubelles par le broyage et les papiers recyclés. Bon débarras pour désencombrer les surfaces de stockage car détruire les documents conservés dans le stockage d’archives permet la diminution des boîtes d’archives contenant des informations et des échanges confidentiels à sauvegarder. La sécurité des données est alors assurée et le centre de tri fera son office de démolition pour vous éviter des poursuites pénales et l’emprisonnement, le sort réservé aux entreprises ne respectant pas la sécurité des données permettant l’espionnage. Les administrations sont également mises à contribution pour classer leurs données confidentielles sur des disques durs, supports de données numériques, pour que leurs informations confidentielles soient totalement sécurisées. Papiers et cartons feront partie des matières recyclables et recyclées.
Les supports numériques fiables sont alors recherchés de plus en plus pour favoriser la destruction des dossiers au fur et à mesure qu’ils atteignent la limite de conservation autorisée. Les documents classés top-secret pourront être stockés sur des clés USB sans nuire au respect de confidentialité. Un tableau de gestion des données permettra alors de réduire le volume de documents et limitera les gros volumes de stockage. Il vous appartient de vérifier le processus de destruction avec une entreprise possédant une machine à détruire grâce à la collecte de documents confidentiels et à la collecte des déchets. Vos documents-papier ne seront plus encombrants grâce aux destructions organisées, en accord avec le code pénal : collecter, broyer, sécuriser vos papiers personnels et professionnels est l’affaire des entreprises de destruction d’archives conservées.
