Pour l’authentification : légaliser un document

Réforme de la légalisation et de l’apostille en vigueur depuis le 5 mars 2020 :

Les formalités de la légalisation et de l’apostille sur les actes publics français qui sont destinés à une autorité étrangère peuvent désormais être accomplis par certains présidents des conseils régionaux ou interrégionaux des notaires. Le décret d’application de cette réforme n’est pas encore entré en vigueur.

En fonction du pays de destination, l’authentification d’un document français peut se faire de trois manières : légalisation, apostille ou dispense de formalités, comme pour les pays de l’Union Européenne par exemple. Une apostille étant un cachet apposé par l’autorité compétente pour confirmer l’authenticité d’un document ou d’une signature.

Afin de faire authentifier vos documents, il n’est donc plus nécessaire de suivre tout le parcours laborieux d’antan. L’apposition de l’apostille suffit dans la plupart des cas sur une copie de document original, sur une signature ou encore un certificat, un seing, un sous-seing, une traduction de documents en français en vue de les certifier conformes aux yeux des autorités compétentes au traitement des documents administratifs concernés.

Quels types de documents demandent à être certifiés authentiques ?

Dans certains cas, hors dispense de formalités obtenue, il vous faudra procéder à la certification conforme des documents tels que pour le mariage, le décès, un changement de nom, le divorce, le pacte civil de solidarité, la dissolution ou l’annulation d’un pacs, la filiation, l’adoption, le justificatif de domicile, la nationalité ou l’absence de casier judiciaire. Pour être certifiée conforme, une pièce administrative doit être validée par un agent assermenté de l’Etat, du Ministère des affaires étrangères ou d’une administration française. Les mairies peuvent tout à fait apposer l’apostille sur une signature ou un acte d’état civil, de naissance ou de décès par exemple.

Légaliser un document, quelles procédures de légalisation pour quelles démarches ?

Pour les adoptions par exemple, la convention de la Haye autorise l’apostille comme moyen de certifier conforme depuis mars 2020. Il s’agit d’une légalisation consulaire permettant de soulager la masse administrative dans ce parcours d’adoption déjà très long et complexe. Les formalités sont donc plus allégées et la communication entre les administrations étrangères en est grandement simplifiée.

Les documents ayant besoin d’être légalisés sont de provenance étrangère. La certification porte sur la forme et non sur le contenu. L’ambassade ou le consulat français établit une authentification mais peut estimer que le pays émetteur est apte à émettre cette certification comme l’ambassade de France à Rabat pour légaliser un document marocain.

D’autres parts, certaines procédures de légalisation peuvent être beaucoup plus complexes lorsqu’il s’agit de faire certifier des documents pour le commerce par les douanes. La légalisation des actes en France est plus rapide qu’à l’étranger, cela dépend du pays émetteur ou récepteur de marchandises et de documents du commerce et d’industrie concernée.

Pour les documents demandant traduction, par un traducteur assermenté seulement, la copie doit être certifiée, les signatures apposées légalisées et peuvent alors attester de la légalisation conforme.

La démarche de légalisation d’une signature ou d’une carte d’identité est très simple et gratuite par votre mairie. Elle permet d’attester que les documents délivrés sont bien des actes authentiques et certifiés conformes quant aux demandes du pays d’origine document. Les copies sont aussi certifiées conformes aux originaux par le même biais, souvent grâce à l’apostille uniquement.

En conclusion, ces formalités administratives de légalisation de documents sont de plus en plus simples, apostiller des copies d’actes faisant foi de documents originaux, comme les documents d’état civil, ceux à caractère commercial, les actes notariés, les sous-seings privés, la procuration, le livret de famille, les pièces d’identité, les actes judiciaires, les documents demandés pour l’adoption… et les documents français certifiés authentiques, des français à l’étranger.

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